Sist oppdatert: 21. september 2026

1. Hvem er ansvarlig?

Arktisk Lammekongress arrangeres av:

Arktisk Kompetansesenter for Sau SA
Organisasjonsnummer: 920 984 169
Adresse: Kleiva, 8406 Sortland
E-post: g.knedal@gmail.com
Telefon: 479 09 422

Arktisk Kompetansesenter for Sau SA, heretter kalt AKS, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn i forbindelse med nettsiden og gjennomføringen av Arktisk Lammekongress.

2. Hvilke opplysninger behandler vi?

Vi kan behandle følgende opplysninger:

• Navn, telefonnummer og e-postadresse.

• Arbeidssted, organisasjon eller foretak.

• Valgt kongress, billettype og arrangementssted.

• Bestilt hotell, romtype og datoer for overnatting.

• Navn på eventuell medreisende eller person du deler rom med.

• Betalingsstatus, kvitteringsopplysninger og fakturainformasjon.

• Opplysninger du sender gjennom kontaktskjemaet.

• Frivillig oppgitte opplysninger om allergier eller nødvendige kostbehov.

• Tekniske opplysninger som IP-adresse, nettlesertype og besøksstatistikk.

AKS mottar ikke og lagrer ikke fullstendige kortopplysninger. Betalingen behandles gjennom Checkin og betalingsleverandøren som brukes i betalingsløsningen.

3. Hvorfor behandler vi opplysningene?

Opplysningene brukes til å:

• Registrere og administrere påmeldingen.

• Behandle betaling og sende ordrebekreftelse.

• Bestille hotellrom og formidle nødvendig informasjon til hotellet.

• Planlegge måltider og tilrettelegge for allergier og kostbehov.

• Informere om praktiske forhold eller endringer ved arrangementet.

• Besvare spørsmål og andre henvendelser.

• Oppfylle regnskapsmessige og andre lovpålagte plikter.

• Sikre og forbedre nettsiden.

Behandlingen av vanlige påmeldingsopplysninger er nødvendig for å inngå og oppfylle avtalen om deltakelse.

Regnskaps- og betalingsopplysninger behandles fordi AKS har en rettslig plikt til å oppbevare nødvendig dokumentasjon.

Henvendelser gjennom kontaktskjema og e-post behandles ut fra vår berettigede interesse i å kunne besvare spørsmål og yte god service.

Opplysninger om allergier som kan regnes som helseopplysninger, behandles bare når deltakeren uttrykkelig har samtykket til dette. Samtykket kan trekkes tilbake ved å kontakte oss.

4. Hvilke opplysninger må du gi?

Navn, kontaktinformasjon og nødvendige bestillingsopplysninger må oppgis for at vi skal kunne registrere og gjennomføre bestillingen.

Opplysninger om allergier og andre kostbehov er frivillige. Dersom slike opplysninger ikke gis, kan vi ikke garantere nødvendig tilrettelegging.

5. Hvem kan opplysningene deles med?

Opplysninger deles bare når det er nødvendig for å gjennomføre arrangementet eller oppfylle lovpålagte krav.

Dette kan omfatte:

• Checkin AS, som leverer løsningen for påmelding og betaling.

• Webador, drevet av JouwWeb B.V., som leverer nettsiden og kontaktskjemaet.

• Betalingsleverandøren som brukes gjennom Checkin.

• Quality Hotel Ramsalt, Thon Hotel Harstad eller Scandic Alta når du bestiller overnatting.

• Hotell, kjøkken eller serveringssted når det er nødvendig for å tilrettelegge måltider.

• Regnskapsfører, revisor eller offentlig myndighet når dette følger av lov.

• E-postleverandøren som brukes til å behandle henvendelser.

Opplysninger om allergier og kostbehov skal bare gis til personer som trenger dem for å tilrettelegge serveringen. Så langt det er mulig deles slike opplysninger uten flere identitetsopplysninger enn nødvendig.

AKS selger ikke personopplysninger og gir ikke deltakerlister til sponsorer eller andre for markedsføring uten særskilt samtykke.

6. Hvor lenge lagres opplysningene?

• Opplysninger fra kontaktskjema og vanlige henvendelser slettes senest 12 måneder etter at saken er avsluttet.

• Påmeldingsopplysninger slettes eller anonymiseres senest 12 måneder etter gjennomført arrangement, med mindre det finnes en pågående klage eller annen sak.

• Opplysninger om allergier og kostbehov slettes senest 30 dager etter det aktuelle arrangementet.

• Betalings- og regnskapsopplysninger oppbevares i fem år etter utløpet av regnskapsåret, eller lenger dersom loven krever det.

• Anonymiserte opplysninger og statistikk kan oppbevares uten tidsbegrensning når de ikke kan knyttes til enkeltpersoner.

7. Nettside, statistikk og informasjonskapsler

Nettsiden leveres av Webador og bruker besøksstatistikk gjennom Webador/Plausible. Dette brukes for å se hvordan nettsiden fungerer og hvilke sider som besøkes.

Den innebygde påmeldingsløsningen fra Checkin kan bruke nødvendige informasjonskapsler for påmelding, sikkerhet og betaling.

Vi bruker ikke personopplysninger fra nettsiden til målrettet annonsering uten at det innhentes nødvendig samtykke.

8. Overføring utenfor EØS

AKS overfører ikke personopplysninger direkte til land utenfor EØS. Enkelte leverandører kan bruke underleverandører utenfor EØS. I slike tilfeller skal overføringen ha et gyldig rettslig grunnlag og nødvendige garantier etter personvernregelverket.

9. Dine rettigheter

Du kan, når vilkårene er oppfylt, be om:

• Innsyn i opplysningene vi har om deg.

• Retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger.

• Sletting av opplysninger.

• Begrensning av behandlingen.

• Utlevering av opplysninger du selv har gitt.

• Å protestere mot behandling som bygger på en interesseavveiing.

• Å trekke tilbake et samtykke.

Enkelte opplysninger kan ikke slettes dersom AKS er lovpålagt å oppbevare dem.

Henvendelser om personvern sendes til g.knedal@gmail.com. Vi kan be om nødvendig dokumentasjon for å kontrollere identiteten til den som ber om innsyn eller sletting.

Du kan klage på behandlingen til Datatilsynet. Mer informasjon finnes på www.datatilsynet.no.

10. Automatiske avgjørelser

AKS bruker ikke personopplysningene til automatiserte avgjørelser eller profilering.

11. Endringer

Personvernerklæringen kan bli oppdatert dersom vi endrer hvordan opplysningene behandles. Vesentlige endringer vil bli gjort tydelige på nettsiden eller formidlet direkte til berørte deltakere.